۱. اطلاعات الزامی
نام اثر، هنرمند، سال، تکنیک، ابعاد، ادیشن، تصاویر جلو و پشت، امضا، وضعیت فیزیکی، سوابق مالکیت، نمایشگاه، انتشار، مرمت و مدارک اختیار ارائه باید ثبت شوند.
ارائهکننده باید هرگونه ابهام، مالکیت مشترک، وثیقه، دعوی، محدودیت صادرات، حق بازتولید یا تعارض را اعلام کند.
۲. مراحل بررسی
وضعیتها شامل «دریافت شد»، «در حال تکمیل»، «بررسی اولیه»، «کارشناسی»، «نیازمند مدرک»، «پذیرفته»، «رد» و «منتشرشده» است. دریافت پرونده به معنای پذیرش یا تأیید اصالت نیست.
بررسی ممکن است شامل مشاهده فیزیکی، نظر متخصص، آزمایش، مقایسه، تماس با هنرمند/بنیاد و بررسی اسناد باشد.
۳. شناسنامه و نشانهای تأیید
نشان «امضای تأییدشده»، «اصالت تأییدشده» یا «مالکیت بررسیشده» فقط با ثبت نام مرجع، تاریخ، روش و سند تصمیم نمایش داده میشود.
نسخه عمومی شناسنامه از اطلاعات خصوصی مالک و خریدار جداست. تاریخچه تغییرات مهم باید قابل ممیزی باشد.
۴. مجوز و استفاده
بارگذاری برای بررسی، مجوز محدود پردازش فنی و مشاهده داخلی ایجاد میکند. نمایش عمومی، تبلیغ، چاپ یا فروش نیازمند رضایت یا قرارداد جداگانه است.
Peace Graphic مجاز است برای سازگاری فنی، اندازه یا قالب فایل را تغییر دهد، بدون آنکه محتوای اثر تحریف شود.
۵. رد، بازگشت و حذف
رد پرونده الزاماً به معنای جعلیبودن اثر نیست. دلیل عملیاتی تا حد ممکن اعلام میشود. فایل خصوصی ردشده طبق سیاست نگهداری حذف میشود مگر ضرورت قانونی یا امنیتی وجود داشته باشد.