اثر، فقط تصویر نیست؛
یک سابقه حقوقی زنده است.

هر مرحله به بخش تخصصی مربوط متصل می‌شود؛ مرکز حقوقی، موزه، استودیو یا خانه حراج.

گذرنامه جایگزین بررسی کارشناسی یا سند رسمی دولتی نیست؛ یک پرونده عملیاتی برای ثبت اطلاعات و تصمیم‌های مرتبط با اثر است.

مجوز باید دقیقاً مشخص کند اثر کجا، چگونه، برای چه مدت و با چه هدفی استفاده می‌شود.

افزایش تعداد، تغییر ابعاد یا تغییر شیوه چاپ پس از ثبت نسخه باید براساس شرایط صاحب حق و دفتر ثبت انجام شود.

نوع مدارک و سطح بررسی براساس رابطه فرد یا سازمان با اثر تعیین می‌شود.

سامانه باید وضعیت ادعا، سطح بررسی و مرجع اطلاعات را شفاف نشان دهد.